Quy Trình Nhập Kho Hàng Bán Bị Trả Lại

Hàng bán bị trả lại (tiếng Anh: Sales Returns) là các sản phẩm đã xác định tiêu thụ nhưng do vi phạm về phẩm chất, chủng loại, qui cách nên bị người mua trả lại.

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại chi tiết

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn việc sử dụng tài khoản 5212 – “Hàng bán bị trả lại” để phản ánh doanh thu hàng hóa bị khách trả trong kỳ kế toán. Tài khoản 5212 được cấu trúc như sau:

– Bên nợ: Dùng để ghi nhận doanh thu từ hàng bán bị trả lại, đã hoàn tiền hoặc trừ vào khoản phải thu trước đó liên quan đến hàng hóa bị trả.

– Bên có: Chuyển doanh thu từ hàng trả lại sang tài khoản 511 – “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” để xác định doanh thu thuần cuối kỳ.

Phương pháp hạch toán hàng bán bị trả lại theo thông tư 200:

Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán như sau:

– Nợ các tài khoản 1111, 1121, 131

Khi khách trả hàng, cần ghi giảm doanh thu và giá vốn hàng bán:

– Có các tài khoản 111, 112, 131

Cuối kỳ, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển giảm trừ doanh thu do hàng trả:

Ngoài ra, cần ghi nhận chi phí liên quan đến hàng trả (nếu có):

Khi mua hàng, kế toán ghi nhận nhập kho như sau:

– Nợ các tài khoản 156, 152, 153, 211

– Có các tài khoản 1111, 1121, 331

– Nợ các tài khoản 1111, 1121, 331

– Có các tài khoản 156, 152, 153, 211

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại theo TT 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về tài khoản 5212 – hàng bán bị trả lại được dùng để phản ánh doanh thu của hàng hóa mà người mua trả lại trong kỳ kế toán. Tài khoản này có cấu trúc như sau:

* Hướng dẫn hạch toán hàng bán bị trả lại như sau:

Khi doanh nghiệp bán hàng, kế toán viên ghi nhận doanh thu từ bán hàng và chi phí vốn hàng bán:

Khi khách hàng trả lại hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để giảm trừ doanh thu và giảm giá vốn hàng bán:

Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

Sau đó, kế toán viên thực hiện bút toán cuối kỳ, bao gồm bút toán kết chuyển số doanh thu từ hàng bán bị trả lại trong kỳ:

Ngoài ra, kế toán viên cũng phải xác định và ghi nhận các chi phí phát sinh liên quan đến hàng bán bị trả lại (nếu có), thực hiện bút toán:

Khi doanh nghiệp mua hàng, kế toán viên thực hiện bút toán để ghi nhận việc nhập hàng:

Khi trả lại hàng mua cho bên bán, kế toán viên ghi nhận việc giảm giá trị hàng:

Ghi nhận giảm giá trị hàng mua:

Cách hạch toán hàng bán bị trả lại TT 133

Thông tư 133/2016/TT-BTC loại bỏ việc sử dụng tài khoản 5212 cho hàng bán bị trả lại, thay vào đó việc phản ánh hàng bán bị trả lại được thực hiện trực tiếp trên tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ bằng cách ghi giảm doanh thu (ghi bên nợ).

Khi hàng bán bị trả lại, kế toán viên ghi nhận giảm doanh thu và giảm giá vốn hàng bán như sau:

Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán:

Do bên mua chỉ ghi nhận tăng và giảm trị giá hàng mua (khi mua và khi trả lại hàng), bút toán thực hiện tương tự như hướng dẫn đối với doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC.

Hồ sơ, chứng từ khi trả lại hàng bán:

Đối với người mua trả lại hàng là cá nhân

Người mua là cá nhân hoặc tổ chức không có chức năng xuất hóa đơn, hai bên lập hồ sơ gồm:

Đối với người mua là cơ sở kinh doanh

Lưu ý: Ghi rõ trên hóa đơn lý do trả lại hàng.

Đọc thêm: Các Loại Thuế Doanh Nghiệp Phải Nộp 2024

Khái niệm hàng bán bị trả lại

Hàng bán bị trả lại là tình huống phát sinh khi khách hàng hoàn trả sản phẩm đã mua cho doanh nghiệp vì nhiều lý do khác nhau. Đây là một phần không thể tránh khỏi trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong thời đại thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ như hiện nay.

Khi điều này xảy ra, doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán kế toán để ghi nhận sự kiện này và điều chỉnh doanh thu, hàng tồn kho cũng như các khoản phải thu từ khách hàng.

Có nhiều lý do dẫn đến việc hàng bán bị trả lại, bao gồm:

Việc hiểu rõ khái niệm và nguyên nhân của hàng bán bị trả lại là bước đầu tiên quan trọng trong quá trình hạch toán chính xác và quản lý hiệu quả tình huống này. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định kế toán mà còn cung cấp thông tin quý giá để cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng.

Quy trình hạch toán hàng bán bị trả lại bao gồm một số bước cơ bản mà kế toán viên cần thực hiện để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của sổ sách kế toán. Dưới đây là các bước chính trong quy trình này:

Tài khoản liên quan đến quá trình hạch toán

Trong quá trình hạch toán hàng bán bị trả lại, kế toán viên sẽ sử dụng một số tài khoản chính sau:

FAST Accounting: Giải pháp hỗ trợ

FAST Accounting là một giải pháp phần mềm kế toán toàn diện, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, FAST Accounting cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ để quản lý mọi khía cạnh của hoạt động tài chính doanh nghiệp. Phần mềm này không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi chép kế toán, mà còn là một hệ thống quản lý tài chính tích hợp, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời.

FAST Accounting cung cấp quy trình xử lý tự động cho việc ghi nhận hàng trả lại. Khi thông tin về hàng trả lại được nhập vào hệ thống, phần mềm sẽ tự động tạo các bút toán cần thiết, điều chỉnh số lượng tồn kho và cập nhật doanh thu. Điều này giúp giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian đáng kể cho nhân viên kế toán.

Phần mềm tích hợp chặt chẽ giữa module quản lý hàng trả lại với các module khác như quản lý kho, bán hàng và kế toán tổng hợp. Khi có hàng trả lại, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin liên quan trong tất cả các module, đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu trên toàn bộ hệ thống.

FAST Accounting có khả năng tự động tạo các chứng từ cần thiết như phiếu nhập kho hàng trả lại, hóa đơn điều chỉnh và chứng từ hoàn tiền dựa trên thông tin được nhập vào. Tính năng này giúp đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hồ sơ chứng từ, đồng thời tiết kiệm thời gian cho việc tạo lập chứng từ thủ công.

FAST Accounting cung cấp các báo cáo tổng hợp về hàng trả lại, cho phép doanh nghiệp xem xét tổng quan về tình hình trả hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Báo cáo này bao gồm thông tin về số lượng, giá trị hàng trả lại, lý do trả hàng và tác động đến doanh thu.

Phần mềm cung cấp công cụ phân tích xu hướng hàng trả lại, giúp doanh nghiệp nhận diện các mẫu hình và nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc trả hàng. Thông tin này rất hữu ích cho việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng.

FAST Accounting tạo ra các báo cáo chi tiết về tác động tài chính của hàng trả lại đối với doanh thu, lợi nhuận và thuế VAT. Báo cáo này giúp ban lãnh đạo có cái nhìn chính xác về ảnh hưởng của hàng trả lại đến hiệu quả kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.

Trong quá trình kinh doanh, hàng bán bị trả lại là hàng bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị kém, mất phẩm chất, không đúng chủng loại, quy cách,…Vậy hạch toán hàng bán bị trả lại như thế nào cho đúng? Mời quý bạn đọc cùng phần mềm kế toán online EasyBooks chia sẻ chi tiết trong bài viết dưới đây.

Hàng bán bị trả lại được hiểu là các sản phẩm đã xác định tiêu thụ nhưng do vi phạm về phẩm chất, chủng loại, quy cách nên bị người mua trả lại. Do đó mà doanh thu hàng bán bị trả lại là một khoản làm giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ. Cuối kỳ sẽ kết chuyển khoản doanh thu này để xác định lại doanh thu thuần thực tế trong kỳ.

Với mỗi bên mua và bán thì hàng bán bị trả lại sẽ có những cách hiểu cụ thể hơn như sau: